Première commande en Chine : du devis à l'expédition

Passer votre première commande auprès d'un fournisseur chinois est une étape déterminante. Du devis à l'expédition, chaque phase comporte des points de vigilance. Ce guide vous accompagne à travers les étapes concrètes, sans se substituer à notre guide général sur l'import depuis la Chine.

1. Demander et comparer des devis

Le devis (quotation) est votre premier point de contact commercial avec le fournisseur. Un devis professionnel doit contenir :

• Le prix unitaire et le prix total.
• L'Incoterm proposé (EXW, FOB, CIF, etc.).
• Les quantités minimales de commande (MOQ).
• Le délai de production.
• Les conditions de paiement.
• La durée de validité du devis.

Comparez au moins trois devis. Ne choisissez pas uniquement sur le prix : un prix anormalement bas peut indiquer une qualité médiocre ou un fournisseur peu fiable. Pour identifier des fournisseurs, consultez notre guide sur la vérification des fournisseurs chinois.

2. Commander et valider un échantillon

Avant toute commande de production, demandez un échantillon. L'échantillon vous permet de vérifier :

• La qualité réelle du produit.
• La conformité aux spécifications.
• Le conditionnement.

Faites valider l'échantillon par écrit et conservez-le comme référence. Si le fournisseur refuse d'envoyer un échantillon, c'est un signal d'alerte.

3. Négocier les MOQ

Les MOQ (Minimum Order Quantity) sont la quantité minimale que le fournisseur accepte de produire. Si le MOQ est trop élevé pour vous, plusieurs options existent :

• Négocier une quantité inférieure (souvent possible pour une première commande).
• Accepter un prix unitaire légèrement supérieur pour une quantité réduite.
• Regrouper plusieurs produits du même fournisseur.

Pour en savoir plus, consultez notre guide sur la négociation avec un fournisseur chinois.

4. La facture pro forma

La facture pro forma est un document préliminaire qui décrit les marchandises, leur valeur et les conditions de vente. Elle sert à :

• Finaliser la commande.
• Préparer le paiement.
• Initier les formalités de change auprès de votre banque.
• Démarer les démarches de transport et de douane.

Vérifiez que la pro forma contient toutes les informations nécessaires : description précise des produits, HS code (nomenclature douanière), Incoterm, délais, conditions de paiement.

5. Le contrat d'achat

Pour une commande significative, un contrat d'achat (purchase contract) est recommandé. Il doit préciser :

• Les spécifications détaillées du produit.
• Les quantités et le prix.
• L'Incoterm et le mode de transport.
• Les délais de production et d'expédition.
• Les conditions de paiement.
• Les modalités de contrôle qualité.
• Les recours en cas de non-conformité.

6. Le contrôle qualité avant expédition

Le contrôle qualité (inspection) avant expédition est une protection importante. Il consiste à vérifier que les marchandises produites correspondent aux spécifications du contrat. Plusieurs options :

• Inspection par un tiers : une société d'inspection (SGS, Intertek, Bureau Veritas) vérifie les marchandises avant expédition.
• Inspection par vos soins : vous vous déplacez ou envoyez un représentant en Chine.
• Inspection par le fournisseur : avec photos et vidéos, moins fiable mais acceptable pour des petites commandes.

Ne sous-estimez pas cette étape : recevoir un conteneur de produits non conformes au Maroc est coûteux à corriger.

7. L'expédition et le transport

Le choix du mode de transport dépend du produit, du délai et du budget. Le transport Chine-Maroc se fait principalement par voie maritime :

• FCL (Full Container Load) : vous louez un conteneur entier. Idéal pour les volumes importants.
• LCL (Less than Container Load) : vous partagez un conteneur avec d'autres importateurs. Idéal pour les petites quantités.
• Aérien : rapide mais coûteux, pour les produits urgents ou de grande valeur.

Choisissez un transitaire (freight forwarder) pour gérer l'expédition, les documents de transport et la coordination avec le transporteur.

8. La protection du paiement

Pour une première commande, protégez votre paiement :

• Évitez de payer 100 % à l'avance. Un compromis courant est 30 % à la commande et 70 % contre documents (copie du bill of lading).
• Utilisez la lettre de crédit pour les gros montants. Consultez notre guide sur les paiements internationaux.
• Vérifiez les coordonnées bancaires par un canal indépendant (appel, vidéo) pour éviter la fraude par email.

Checklist de la première commande

• [ ] Devis comparé (au moins 3 fournisseurs).
• [ ] Échantillon reçu et validé.
• [ ] MOQ négocié et acceptable.
• [ ] Facture pro forma vérifiée (produit, HS code, Incoterm, prix).
• [ ] Contrat d'achat signé (si montant significatif).
• [ ] Inspection qualité prévue avant expédition.
• [ ] Mode de transport choisi et transitaire engagé.
• [ ] Paiement échelonné et sécurisé.
• [ ] Budget détaillé établi.

Conclusion

La première commande en Chine est un processus à plusieurs étapes où chaque phase — devis, échantillon, contrat, inspection, expédition, paiement — mérite attention. En procédant méthodiquement et en protégeant votre paiement, vous réduisez considérablement les risques. Une formation pratique peut vous préparer à gérer ces étapes en conditions réelles.